Content is Koning! Het schrijven van teksten is een essentieel onderdeel van het succes van een website. Registreer je gratis en plaats je eerste SEO artikel van 300 woorden op deze site. Het aantal woorden en de zoekwoord focus is belangrijk. 300 woorden is het optimale aantal woorden voor een SEO tekst.

search
top

Wat is een document management systeem?

Wat is een document management systeem (DMS)? De simpele definitie is dat een dms een geautomatiseerde manier is voor het organiseren, beveiligen, vastleggen, digitaliseren, labelen en goedkeuren van documenten. De meeste document management systemen slaan hun gegevens op in de cloud, maar een dms is veel meer dan alleen cloudopslag. Een geavanceerd dms verwerkt enorme hoeveelheden documenten voor u, waardoor u zich kunt concentreren op uw eigen werk. Zo kunt u kunt u middels OCR een document scannen en herkennen en vervolgens automatisch versturen naar de juiste locatie en hierop kan weer automatisch een workflow worden geactiveerd.

Tijdbesparing

Iedereen weet het, tijd is geld. Met een document management systeem bespaart u tijd en kunt u zich concentreren op uw werk. In plaats van administratieve taken zoals faxen, printen en organiseren van documenten heeft u veel meer tijd om uw daadwerkelijke functie uit te oefenen.

Gemak

Doordat een document management systeem in de cloud staat heeft u altijd en overal toegang tot uw documenten zolang u beschikking heeft over een internet verbinding. Veel document management systemen zijn zelfs via een mobiele telefoon te benaderen of via een app.

Veiligheid

De laatste maanden wordt het nieuws gedomineerd door datalekken en andere data gerelateerde catastrofes. De meeste van deze lekken waren het resultaat van slecht intern informatie management. Een dms zorgt ervoor dat uw data zowel binnen als buiten het kantoor volledig veilig wordt gehouden via backups en encryptie.

Samenwerken

Het mooie van een dms is dat u naast efficiënt beheer van documenten ook met meer efficiëntie in de betreffende documenten kunt werken. Vaak is het namelijk mogelijk om tegelijkertijd met meerdere medewerkers in één document te werken. Een document beheer systeem is daarnaast vaak voorzien van een versiebeheer systeem, zodat u altijd kunt zien wie, wanneer, welke aanpassing heeft gedaan. Is er iets fout gegaan, dan kunt u zonder veel moeite een oudere versie herstellen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

top