Wilt u een congres of een andere bijeenkomst organiseren? Dan zijn er een aantal dingen waar u rekening mee moet houden. In deze blog lees je de stappen die je moet doorlopen om dit succesvol op te zetten!

De locatie

Om een congres te organiseren moet natuurlijk een geschikte locatie geregeld worden. Een congreslocatie is af te huren op verschillende locaties. Houdt hierbij rekening dat er plek genoeg is voor alle gasten die u verwacht. Andere zaken waar u rekening mee dient te houden gaan over de datum en het tijdstip van het congres. Een congres dat overlapt met feestdagen, grote evenementen of andere gerelateerde congressen zijn vaak niet optimaal.

Bereken de kosten

Het komt geregeld voor dat een congres meer kost dan dat in eerste instantie verwacht was. Om achteraf geen vervelende verassingen te ontvangen is het verstandig een lijstje bij te houden waar alle vaste en variabele kosten op staan. Zo behoud je meer inzichtelijkheid in de financiën.

Hoe krijgt u de zaal vol?

Dit is een complexe vraag, maar er zijn wel een aantal factoren die van invloed zijn. De inhoud is hier natuurlijk één van. De sprekers moeten relevante informatie vertellen voor de doelgroep, stem dit dus goed af. De doelgroep helder in kaart brengen helpt hier enorm bij. Zorg dat je een lijst hebt met potentiële deelnemers en geef tijdig aan wanneer het congres plaats vindt. Al heb je dit alles gedaan is het zaak om het congres te promoten. Dit kan door mediakanalen te gebruiken, maar promotie via externe partijen helpt meestal ook een hoop. Tot slot moet u altijd een tweede plan achter de hand hebben op het moment dat er te weinig deelnemers komen of als iets niet volgens verwachting verloopt.

Het aantal deelnemers

Omdat het lastig is om te bepalen hoeveel van de uitgenodigde mensen ook daadwerkelijk komen naar het congres bestaat er een vuistregel. Zo hanteren de meeste bedrijven 0,75 vierkante meter per persoon om de juiste zaalgrootte te kiezen.

De inhoud

Uiteindelijk is de inhoud hetgeen waar mensen voor naar een congres gaan. Zorg dan ook dat u precies weet wat de sprekers gaan vertellen, zodat de relevantie hoog blijft. Daarnaast is het gebruiken van een overkoepelend thema echt de manier om een centraal onderwerp aan te houden. Vraag vervolgens aan enkele potentiële deelnemers wat ze hiervan vinden. Zo kun je aan de hand van deze feedback het programma verder aanscherpen om het relevanter voor de doelgroep te maken.