Een congres organiseren op een andere locatie is natuurlijk de manier om er één te organiseren. Wanneer je een congres organiseert in je eigen bedrijfspand, loop je toch altijd tegen beperkingen aan. Zo heb je nooit “echt” voldoende ruimte, moet je alles zelf opruimen naderhand en worden je gasten net iets minder verzorgd dan bij een congreslocatie of congrescentrum. Een congres organiseren op een locatie is altijd duurder, maar wanneer je het goed doet nooit té duur! Via deze blog geef ik je een aantal tips waar je op moet letten bij het organiseren van een congres op een andere locatie.

Bereikbaarheid

Wanneer je wilt dat er zoveel mogelijk mensen op je congres komen is het belangrijk dat je locatie supergoed bereikbaar is. Via zowel de auto als de trein. Kies dus een locatie die dichtbij de afrit van een snelweg ligt en ook goed te bereiken met het openbaar vervoer. Je kunt natuurlijk ook eerst in kaart brengen of er sowieso veel mensen van plan zijn om met de trein komen, wanneer dat niet het geval is kun je deze tip alvast wegstrepen van je lijstje. Zorg er daarnaast voor dat je vroegtijdig een routebeschrijving opstuurt naar je gasten. Zorg dat je het hen zo gemakkelijk mogelijk maakt.

Apparatuur

Afhankelijk van het type congres dat je gaat organiseren is het belangrijk dat je goede afspraken maakt over de te gebruiken apparatuur. Veel apparatuur is bij een congrescentrum te gebruiken zonder extra kosten. Bij specifieke wensen worden er echter vaak extra kosten in rekening gebracht. Maak met je locatie duidelijke afspraken hierover. Zo voorkom je een bittere rekening achteraf.

Eten en drinken

Zorg ten eerste dat je voldoende eten en drinken regelt voor je gasten. Ga minimaal uit van vier drankjes per persoon. Je kunt de consumptie enigszins in de hand houden door middel van consumptiebonnen. Daarnaast heeft iedereen tegenwoordig bijna een smartphone en veel congreslocaties hebben tegenwoordig een eigen app die iedereen kan installeren. Via deze app kunnen jouw gasten dan afrekenen op locatie. Wanneer hun budget van vier drankjes is bereikt, kun je ervoor kiezen dat ze zelf voor hun drankjes gaan betalen. Wanneer je dat niet wilt kun je er ook voor kiezen dat je slechts een melding krijgt wanneer er teveel wordt geconsumeerd. Dan kun je tijdens het congres nog ingrijpen.

Succes!

Een congres organiseren is de manier waarop je je merk goed in de spotlight kunt zetten. Zorg dat je bovenstaande tips meeneemt bij het organiseren van je congres. Dan weet ik zeker dat je volgende congres een daverend succes wordt!